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會議場地的選擇
[ 作者:admin 轉貼自:未知 點擊數:6099 文章錄入:albsigui 更新時間:2008-07-31 16:35:53 ]

會議的成敗,場地的選擇相當重要,應如何選擇適當的會議場地,以下6個基本步驟都需考慮進去:
1.確定會議目的。
2.確定會議形態。
3.決定實質上的需求。
4.考慮與會者的期望。
5.選擇何種會議地點與設備。
6.評估選擇的正確性。
針對這6個步驟,茲將有關內容說明如下。

一、確定會議目的 
  大部分會議的目的是教育、學術交流、商業討論、專業提高或社交聯誼等多重目的;少數活動是單一目的。例如一般社團年會多半集合教育、學術交流、商業及休閑活動。而一般企業界會議的特色是激勵性的研討會結合休閑活動,如高爾夫球賽等。每一種會議有其特定理由、目的與期望,因此在考慮場地前要先了解清楚。

二、選擇會議場地的工作清單(check list) 
  先列好工作清單,知道你在選擇場地時需要注意哪些事項,如此更能幫助你正確選擇適當的開會場地。
地區
1.費用(成本)與便利性。
2.是否鄰近機場。
3.轎車或出租車是否足夠。
4.充足的停車空間。
5.如果需要,接送交通工具是否充足,費用情況。

環境
1.當地有何觀光點。
2.購物。
3.休閑活動。
4.天候狀況。
5.環境是否良好。
6.餐廳。
7.當地治安是否良好。
8.社區經濟狀況。
9.當地給予外界的評價、過去會議舉行情況。
10.當地會議局或觀光旅游局支持與服務情況。
11.會議周邊供應廠商的經驗、設備是否足夠,如視聽器材公司、展覽公司、事務機器公司與安全方面。

設備
1.警衛人員與服務人員是否友好、做事效率如何。
2.大廳(lobby)是否整潔,吸引人。
3.報到處是否容易找到:
(1)是否有足夠房間供工作人員使用。
(2)是否足以處理check-in/check-out的高峰時段。
(3)接待處的人力是否足夠。
4.當人數眾多時是否有足夠的電梯設備。
5.詢問處是否全天候有人值班。
6.立即回復有關電話詢問,盡速轉送留言。
7.對客人的服務:
(1)藥局。
(2)禮品店。
(3)柜臺服務。
(4)保險箱。

8.舒適、整潔的飯店住房:
(1)家具是否完好。
(2)現代化沖浴設備。
(3)充足光線。
(4)足夠的衣櫥空間與衣架。
(5)煙霧警示器。
(6)火災逃生資料是否清楚。
(7)冰箱和小酒吧。
(8)走道是否整潔,包括清潔人員是否盡速清理通道、煙灰。
(9)是否在每層樓有冰塊和飲料。
(10)電梯服務。
(11)標準房與豪華房的大小。
(12)是否有特別樓層提供特殊服務。
(13)豪華套房的數量與形式,客廳、臥室尺寸和睡床類型的簡介。
(14)訂房的程序和方法。
(15)房間類別,如高樓層或低樓層,面海景或面山景。
(16)每一種類別的房間數。
(17)有多少房間數可以使用,如果需要,對早來晚走的與會者如何處理。
(18)會議房價與一般房價如何。
(19)何時能提供確定的會議房價。
(20)是否需要保證數量與訂金。
(21)進房與退房的時間。
(22)什么時間取消已預訂的房間。
(23)付款方式。
(24)接受哪幾種信用卡。
(25)萬一取消訂房,退款方式為何。

會場空間(meering space)
1.會議室尺寸(面積)。
2.當會議室做不同座位安排時,其容量如何。
3.會議室隔音設備是否良好。
4.電源開關、冷暖氣控制是否單獨分開。
5.會議室的音響效果,是否有良好音響系統。
6.固定設備如黑板、銀幕和家具。
7.障礙物如圓柱。
8.視聽設備:
(1)視聽效果,是否后座的人可以看到銀幕。
(2)會議室天花板高度。
(3)是否有裝飾燈架。
(4)裝飾的鏡子是否會反光。
(5)是否有窗簾遮住窗戶光線。
(6)電源控制位置。
9.火災逃生口。
10.公共區域是否整潔。
11.相同性質的會議室是否在同一層樓或分在不同樓層舉行。
12.房間和公用電話是否很方便。
13.洗手間數量、位置,是否干凈。
14.衣帽問數量、位置。
15.其他服務:
(1)足夠空間放置家具和器材。
(2)良好光線。
(3)很容易讓與會者找到。
(4)足夠的電源插座。
(5)安全性。
16;設備:
(1)桌子:
①1.83米寬x 2.44米長。
②一般教室桌寬38.1~45.7厘米。
(2)椅子:舒適并適合較長會議使用。
(3)舞臺:
①不同高度的舞臺。
②有地毯和鋪裙邊的舞臺。
(4)講臺:
①站立式講臺。
②有燈光的講臺。
(5)黑板和布告欄。
(6)指示架。
(7)廢紙簍與垃圾桶。
(8)照明燈與輔助燈設備。
(9)燈光控制盤。
(10)報到臺。
(11)麥克風。

餐飲服務(food&beverage service)
1.公共區:
(1)清潔與外觀。
(2)備菜區是否干凈。
(3)在最忙時段是否有足夠人力。
(4)工作人員態度。
(5)有效、快速的服務。
(6)各式菜單。
(7)價格范圍。
(8)預訂的方式(reservation policy)。
(9)是否可能增加食物放置區域(如走廊)作為早餐或簡單午餐的場地。

2.大型活動:
(1)費用(成本)。
(2)創意性。
(3)質量與服務。
(4)多樣菜單。
(5)稅和小費。
(6)在活動前要求漲價。
(7)特別服務。
(8)特制菜單。
(9)提供主題宴會(theme party)的建議。
(10)獨特的茶點。
(11)素食和節食者的食物。
(12)餐桌布置。
(13)舞池。
(14)宴會桌的尺寸。
(15)8人座/10人座。
3.酒的規定:禁止服務時段。
4.現金交易酒吧規定:
(1)調酒師費用和最低計費小時。
(2)出納人員費用。
(3)點心價格。
(4)保證數量規定。
(5)何時需要提供保證數量。
(6)準備的份量超過保證,數量的最大極限。

展覽空間
1.有多少卸貨點,距離展覽區多遠。
2.是否有貨運接收區。
3.設備:空氣壓縮機(conpressed air)的水、排水系統、電力、煤氣、電話插座。
4.最大地面承載量。
5.警衛區。
6.防火逃生口。
7.展覽與餐飲、洗手間、電話的距離。
8.是否有充分時間進、出場。
9.是否需要特別裝潢來增加場地外觀。
10.燈光是否需要補強。
11.展覽場地是否接近會場。
12.救護站是否靠近。
13.是否可提供展覽廠商一間臨時辦公室。
14.存放打包箱的地區和方式。

場地布置方案參考

場地布置:

1.禮堂式:面向房間前方擺放一排排座椅,中間留有較寬的過道。

特 點:在留有過道的情況下,最大程度地擺放座椅; 
    觀眾沒有地方放資料,也沒有桌子可用來記筆記。

2.教室式:房間內將桌椅按排端正擺放或成"V"型擺放,按教室式布置房間根據桌子的大小而有所不同。 

特點:可針對房間面積和觀眾人數在安排布置上有一定的靈活性。

3.弦月式:房間內放置一些圓形或橢圓形桌子,椅子只放在桌子的一面,以便所有觀眾都面向屋子的前方。

4.方形中空式:桌子擺成方形中空,不留缺口。椅子擺在桌子外圍。

5.馬蹄形或"U"形:將桌子連接著擺放成長方形,但空出一個短邊。椅子擺在桌子外圍也可以內外都擺放。 

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